Grundsaetze ordnungsmaessiger Buchfuehrung (GoB) – Bilanzierungsgrundsaetze nach HGB

Die GoBD konkretisieren die GoB für die digitale Welt. Zentrale Anforderungen sind die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Buchungen, die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen (keine nachträgliche Änderung ohne Protokollierung) und die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Belege.

Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg dokumentiert sein (Belegprinzip). Digitale Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die Buchführung organisiert ist und welche IT-Systeme eingesetzt werden.

Jede Buchung stützt sich auf einen Beleg, der den Geschäftsvorfall nachprüfbar macht – eine Buchung ohne Beleg ist nicht ordnungsgemäß. Das Gesetz verlangt, dass sich Geschäftsvorfälle „in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“ (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB, § 145 Abs. 1 Satz 2 AO). Die Spur muss in beide Richtungen tragen: vom Nachweis zur Buchung und von der Buchung zurück zum Nachweis.

• Neben Fremdbelegen wie Rechnungen und Kontoauszügen schließen Eigenbelege Lücken, etwa bei Entnahmen, Umbuchungen oder einer verlorenen Quittung. Sie nennen Datum, Betrag, Anlass und Aussteller und sind unterschrieben.
• Jeder Beleg trägt eine eindeutige Nummer, auf die der Buchungssatz verweist. Lücken in der Nummernfolge fallen in einer Außenprüfung sofort auf.
• Abkürzungen, Steuerschlüssel und Kontonummern müssen in ihrer Bedeutung eindeutig festliegen (§ 239 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 146 Abs. 3 Satz 3 AO). Deshalb gehört der Kontenplan zu den aufzubewahrenden Organisationsunterlagen.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); alle anderen Buchungen müssen zeitgerecht erfolgen, also in engem zeitlichem Abstand zum Vorgang (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Bargeschäfte werden grundsätzlich einzeln aufgezeichnet. Ausgenommen ist nur der Barverkauf von Waren an viele unbekannte Kunden – und auch das nicht, sobald ein elektronisches Kassensystem im Einsatz ist (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO). Ein solches System braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und jedem Kunden ist ein Beleg auszustellen (§ 146a Abs. 1 und 2 AO).

• Der Kassenbestand darf an keinem Tag rechnerisch negativ werden. Ein Minus zeigt, dass Ausgaben vor den Einnahmen erfasst wurden oder Einnahmen fehlen.
• Die Finanzverwaltung darf die Kassenführung ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten prüfen (Kassen-Nachschau, § 146b AO).
• Unbare Vorgänge dürfen gesammelt gebucht werden, etwa monatsweise. Bis dahin müssen die Belege vollzählig und geordnet vorliegen, damit keiner verloren geht.

Mehr dazu im Lexikon: Kassenführung.

Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO). Fehler werden deshalb mit einer zusätzlichen Buchung korrigiert, die auf den ursprünglichen Beleg Bezug nimmt. Buchhaltungsprogramme sichern das durch die Festschreibung: Danach lässt sich ein Datensatz nur noch durch eine Gegen- oder Umbuchung berichtigen.

Beispiel: Eine Rechnung über Büromaterial (300 € netto zuzüglich 57 € Vorsteuer) wurde versehentlich auf das Mietkonto gebucht. Die Berichtigung lautet:

• SKR03: Soll 4930 Bürobedarf 300 € an Haben 4210 Miete 300 €
• SKR04: Soll 6815 Bürobedarf 300 € an Haben 6310 Miete 300 €

Die Vorsteuer bleibt unberührt, weil sie richtig erfasst war. Elektronische Daten müssen außerdem während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar sein (§ 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO); in einer Außenprüfung darf das Finanzamt darauf zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO) – auch nach einem Wechsel der Software.

Bücher und Abschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB); steuerlich knüpft § 147 Abs. 4 AO an die Aufstellung an. Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 14. März 2025 ist bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2034 vernichtet werden. Der Jahresabschluss 2025, aufgestellt und festgestellt im Jahr 2026, bleibt bis zum 31. Dezember 2036 im Archiv.

• Steuerlich endet die Frist nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
• Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse dürfen nicht durch eine Bild- oder Datenkopie ersetzt werden (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO).
• Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege eingehen, erfasst, gebucht und archiviert werden, welche Programme und Schnittstellen beteiligt sind und wer worauf zugreifen darf. Als Organisationsunterlage ist sie zehn Jahre aufzubewahren und bei jeder Änderung des Ablaufs fortzuschreiben. Vorlage: Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, ist der Besteuerung zugrunde zu legen (§ 158 Abs. 1 AO). Diese Beweiskraft entfällt, wenn die Umstände des konkreten Falls Anlass geben, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO). Dann schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO), in der Praxis meist durch Hinzuschätzungen zu den Erlösen.

• Formelle Mängel wie ein nachträglich geschriebenes Kassenbuch oder fehlende Belegnummern rechtfertigen allein keine Schätzung – entscheidend ist, ob sie Zweifel am Inhalt begründen.
• Sachliche Mängel betreffen den Inhalt: nicht erfasste Einnahmen, doppelt gebuchte Aufwendungen, Kassenfehlbeträge. Ein negativer Kassenbestand gehört regelmäßig dazu.

Bei der GmbH haben die Geschäftsführer für die ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen (§ 41 GmbHG) – auch dann, wenn die laufende Buchhaltung an eine Kanzlei übertragen ist.

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