Wer ist buchführungspflichtig?
Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem HGB oder der Abgabenordnung.
Kapitalgesellschaften
Personenhandelsgesellschaften
Einzelkaufleute
§ 141 AO
Freiberufler
Kleingewerbetreibende
Anforderungen an die Buchführung
Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Die doppelte Buchführung ist der Standard: Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten erfasst (Soll und Haben). Am Ende des Geschäftsjahres müssen sich alle Konten zu einer schlüssigen Bilanz zusammenfügen lassen.
Die GoBD (die Grundsätze der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung, zur Aufbewahrung und zum Datenzugriff) regeln die Anforderungen an die digitale Buchführung: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen.
Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher, Inventare und Abschlüsse müssen 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre und Handelsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden (Paragraph 257 HGB). Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar bleiben und sich in angemessener Zeit lesbar machen lassen.
Von der Buchführung zum Jahresabschluss
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Wann beginnt und endet die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht beginnt mit der Kaufmannseigenschaft oder – im Steuerrecht – mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts; sie endet erst, wenn ihre Voraussetzungen endgültig entfallen sind.
| Wer | Beginn | Ende |
|---|---|---|
| Kaufmann kraft Handelsgewerbes (§ 1 HGB) | mit Aufnahme eines Gewerbes, das einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert – auch ohne Eintragung | mit der endgültigen Aufgabe des Betriebs; ein vorübergehendes Ruhen reicht nicht |
| Eingetragener Kleingewerbetreibender (§ 2 HGB) | mit der Eintragung im Handelsregister | mit der Löschung der Firma |
| GmbH, UG, AG (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG) | mit der Gründung; Geschäfte der Vorgesellschaft vor der Eintragung werden bereits gebucht | erst mit dem Abschluss der Liquidation |
| Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte nach § 141 AO | mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO) | mit Ablauf des Wirtschaftsjahrs nach dem Jahr, in dem das Finanzamt den Wegfall der Voraussetzungen feststellt (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO) |
Beispiel: Ein nicht eingetragener Einzelunternehmer erhält die Mitteilung nach § 141 AO, bekannt gegeben am 12. Mai 2026; sein Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Bücher muss er ab dem 1. Januar 2027 führen, beginnend mit einer Eröffnungsbilanz. Für 2026 bleibt es bei der Einnahmenüberschussrechnung. Zum Übergang siehe Wechsel zur Bilanzierung.
§ 241a HGB und § 141 AO: gleiche Beträge, verschiedene Maßstäbe
Beide Vorschriften nennen 800.000 € und 80.000 €, messen aber unterschiedliche Größen und wirken unterschiedlich: § 241a HGB befreit kraft Gesetzes, § 141 AO verpflichtet erst nach einer Mitteilung.
| Merkmal | § 241a HGB | § 141 AO |
|---|---|---|
| Betroffene | nur Einzelkaufleute – nicht OHG, KG oder Kapitalgesellschaften | gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, auch ohne Kaufmannseigenschaft |
| Umsatz | Umsatzerlöse nicht mehr als 800.000 € | Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG von mehr als 800.000 € im Kalenderjahr |
| Ergebnis | Jahresüberschuss nicht mehr als 80.000 € | Gewinn von mehr als 80.000 € (Gewerbebetrieb: im Wirtschaftsjahr; Land- und Forstwirtschaft: im Kalenderjahr) |
| Verknüpfung | beide Grenzen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen eingehalten; bei Neugründung genügt der erste Stichtag | eine überschrittene Grenze genügt |
| Folge | keine Bücher, kein Inventar, kein Jahresabschluss nach HGB (§ 241a, § 242 Abs. 4 HGB) | Bücher und jährliche Abschlüsse ab dem folgenden Wirtschaftsjahr |
Die handelsrechtliche Befreiung schützt nicht vor der steuerlichen Pflicht: Entfällt die Pflicht nach § 140 AO, weil der Einzelkaufmann nach § 241a befreit ist, kann das Finanzamt ihn über § 141 AO trotzdem zur Buchführung verpflichten.
Beispiel: Ein Einzelkaufmann weist 2024 Umsatzerlöse von 690.000 € und einen Jahresüberschuss von 61.000 € aus, 2025 Umsatzerlöse von 810.000 € bei 58.000 € Jahresüberschuss. Weil 2025 die Umsatzgrenze überschritten ist, sind die Werte nicht an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen eingehalten – auf dieser Grundlage greift die Befreiung nicht.
Freiberufler, Kleingewerbe und freiwillige Buchführung
Freiberufler sind keine Kaufleute, und § 141 AO erfasst nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Eine Ärztin, ein Architekt oder eine Steuerberaterin bleibt deshalb auch bei hohen Umsätzen bei der Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Wird die Tätigkeit dagegen in einer GmbH ausgeübt, ist die Gesellschaft als Handelsgesellschaft buchführungspflichtig (§ 13 Abs. 3 GmbHG).
- Kleingewerbetreibende ohne Eintragung führen keine Bücher, müssen aber den Wareneingang gesondert aufzeichnen (§ 143 AO) und – wenn sie regelmäßig an andere Unternehmer zur Weiterveräußerung liefern – auch den Warenausgang (§ 144 AO). Hinzu kommen die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen (§ 22 UStG).
- Wer freiwillig Bücher führt, muss dieselben Ordnungsvorschriften einhalten wie ein Buchführungspflichtiger (§ 146 Abs. 6 AO). Welche das sind, zeigt die Seite Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Weiterführende Seiten
Bilanz erstellen | Lexikon: HGB | Lexikon: Bilanz | Lexikon: Saldenliste | Lexikon: Inventur